Le documentaliste cherche et sélectionne les informations importantes pour son entreprise ou son administration. Il recherche dans les bases de données, les centres de documentation, la presse et sur Internet. Il doit rester constamment informé. Parfois, il décide d'acheter des livres ou de s'abonner à des revues, des bases de données ou des services spécialisés. Les informations qu'il récolte sont ensuite analysées pour être utilisées dans des dossiers thématiques, des revues de presse, des synthèses, des mises à jour de bibliographies ou des classements. Ensuite, les informations sont indexées par thème, date, titre, auteur ou mot-clé pour faciliter leur identification et leur recherche ultérieure. Enfin, elles sont conservées sur des étagères ou stockées dans une base de données. Le documentaliste doit également répondre aux demandes des utilisateurs et peut les aider dans leurs recherches de documents en utilisant des logiciels spécialisés ou des bases de données.